多くの企業でテレワークが普及し、社内の会議やイベントだけでなく、商談、セミナーなどもオンラインで実施するケースが増えています。
Zoomはオンラインでの会議やセミナー等をする際に便利なツールですが、初めて利用する場合は使用方法や準備に不安を抱く方もいるのではないでしょうか。
この記事では、Zoomの使い方や必要な準備、起こり得るトラブルや失敗例などを解説しています。初めてZoomに参加する方はぜひ参考にしてください。
この記事を読めば、以下の内容が理解できます。
ZoomとSkypeの違い
Zoomに参加する手順
よくあるトラブル例
失敗例と対策
▼目次
1.そもそもZoomとは？
Zoomとは、インターネットに接続したパソコンやスマートフォンで利用できるビデオ会議ツールです。異なる場所にいる複数人が同時に利用できるため、自宅や外出先からでも会議に参加できます。
なお、Zoomの運営会社は、米・カリフォルニア州に本社があるZoom Video Communicationsです。
まずは、Zoomを使用する主な目的や必要なもの、Skypeとの違いについて解説します。
1-1.使用する主な目的
Zoomを利用する主な目的は、オンラインで会議やセミナーなどを実施することです。Zoomは1度に複数人が同時に利用できるため、社内外の会議や商談などのビジネスシーンに活用できます。
また、オンライン上で会議や商談、セミナーの開催などができるため、テレワーク中でも会議に参加できる便利なツールです。
その他の用途として、学校のオンライン授業やプライベートで使用されることもあります。画面を通して、お互いの顔を見ながらビデオ通話ができるため多くの人が利用しています。
1-2.Zoomの参加で準備するもの
Zoomに参加するには、基本的に以下の機器が必要です。
パソコン
スマートフォン
タブレット
パソコンのOSは、Windows、Macのいずれでも問題ありません。また、スマートフォンもiOS、AndroidどちらでもZoomに対応しています。
使用する機器にWebカメラやマイク、スピーカーが内臓されていない場合は、それぞれ準備が必要です。
1-3.ZoomとSkypeの違いとは？
Skypeは、Zoomに似た機能を持つ、マイクロソフト社が提供しているツールです。ZoomとSkypeの主な違いとして、コンセプトや接続可能な人数などが挙げられます。
Zoomのコンセプトは複数人の同時接続を想定した「ビデオ会議」であるのに対し、Skypeのコンセプトは1対1を想定した「ビデオ通話」や「テレビ電話」です。
また、無料プランで接続可能な人数はZoomが最大100人に対し、Skypeは最大25人までとなっています。有料プランであれば、Zoomは最大1,000人、Skypeは最大100人まで接続可能です。
なお、Zoomは大人数の同時接続を想定して設計されているため、Skypeよりも接続の安定性が高いとされています。
2.初めてZoomに参加する手順
Zoomは、パソコンやスマートフォン・タブレットから参加できます。ここでは、パソコンを使用する場合とスマートフォン・タブレットを利用する場合の2つのケースに分けて手順を解説します。
2-1.パソコンの場合
パソコンからZoomに参加する方法として、主催者から送られてきた招待URLをクリックする方法とアプリをダウンロードする方法の2つがあります。主催者から招待URLが送られてきた場合は招待URLをクリックするとZoomアプリがダウンロードされます。
「ブラウザから参加」をクリックすればアプリをインストールせずに参加可能です。この場合、パスワードは必要ありません。
また、Zoomに参加するだけの場合は、アカウント登録が必須ではないことも覚えておきましょう。
アプリをダウンロードする場合は以下の手順で会議に参加します。
【アプリをダウンロードする場合】
初回参加時のみアプリをダウンロードする
「ミーティングに参加」ボタンをクリックする
主催者から受け取った「ミーティングID」と自分の「名前」を入力し、「参加」ボタンをクリックする
主催者から受け取った「パスワード」を入力後、「ミーティングに参加」ボタンをクリックする
退出時は画面の右下にある「退出」ボタンをクリックする
初めて参加する場合は、Zoomのダウンロードセンターでアプリをダウンロードする必要があります。
2-2.スマートフォン・タブレットの場合、
パソコンでZoomに参加する際は、背景画面を変更したりぼかしたりすることができますが、スマートフォン・タブレットで参加する場合は背景を変えることはできません。
また、パソコンでの最大表示人数はデフォルトで25人、設定を行うことで49人に拡張可能です。しかし、スマートフォンの場合は、最大表示人数は4人、タブレットの場合は9人に制限されます。
スマートフォン・タブレットでZoomに参加する場合の手順は次のとおりです。
Zoomを初めて使用する方のみ、Zoomのアプリをダウンロードする
アプリを開き、「ミーティングに参加」ボタンをタップする
主催者から受け取った「ミーティングID」と「表示名（自分の名前）」を入力して「参加」ボタンをタップする
主催者から受け取った「パスワード」を入力し、「続行」ボタンをタップする
ビデオ付きで参加する場合はカメラへのアクセスを許可する「OK」ボタンをタップする
Zoomのアプリは、iPhoneとiPadを使用する場合はApp Store、AndroidはGoogle Playストアでダウンロードしましょう。
ダウンロードしたアプリを開き、画面に「Start a Meeting」の文字が表示されたら、画面下にある「ミーティングに参加」ボタンをタップします。
「ミーティングに参加」ボタンをタップしたら、「ミーティングID」を入れます。なお、ミーティングIDは、招待URLの下9桁や10桁の数字となっています。次にZoomで表示される自分の名前「表示名」を入力し「参加」ボタンをタップします。
ミーティングのパスワードを入力する画面が表示されたら、主催者から案内された「パスワード」を入力すると「待機画面」になるため承認されるまで待ちます。
「Zoomがマイクへのアクセスを求めています」という文字が表示されたら、「OK」を押し、ビデオに参加する際はカメラへのアクセスを「OK」にしてください。
なお、スマートフォン・タブレットで参加する場合も、主催者から招待URLが送られている場合は、タップするだけで自動的にZoomに参加できるため、パスワードは必要ありません。
3.初めてZoomを使う際によくあるトラブル
初めてZoomを使用する場合、さまざまなトラブルが発生して接続に失敗したというケースが考えられます。ここでは、初めてZoomを使用する際に起こりがちなトラブル例と対処方法を解説します。
3-1.映像が映らない
初めてZoomを使用する場合、参加者の映像が映らない、不具合が発生して映像が映らなくなったなどのトラブルが起こることがあります。
参加者の映像が映らない場合には複数の原因が考えられますが、簡単にできる方法を紹介するので試してみてください。
まず、デバイスの再起動やキャッシュの削除を試し、複数のアプリを起動している場合は、Zoom以外に使用していないアプリを閉じてください。通信環境が悪い場合は、インターネット回線の接続状況やLANケーブルの差し込みを確認します。
3-2.相手の音声が聞こえない
相手の音声が聞こえない場合は、次に挙げる順番でそれぞれの対処法を試してみましょう。
デバイスの音量を確認する
Zoomの音声設定で「ミュート」を解除する
デバイスに接続しているマイク本体のスイッチを「オン」にする
Zoom以外のビデオ通話アプリから退出し、再度Zoomにアクセスする
設定がオフになっていて相手の音声が聞こえない場合も考えられるため、事前に音声の設定を確認しておくことが大切です。なお、パソコンでの音声の確認方法として以下の方法があります。
Zoom画面下部あるマイクマークの横の「＾」をタップする
「オーディオ設定」をタップする
スピーカーの出力量を確認・調整する
なお、スマートフォン・タブレットの場合は、デバイスの音量と連動しているため、本体のボリュームボタンで調整してみてください。
また、Zoom以外のビデオ通話アプリに入室している場合、Zoomの音声が聞こえなくなる可能性があるため、Zoom以外のアプリからは退出しておきましょう。
参加中に音声が小さくなった場合は、Zoomの設定画面の「オーディオ」にある「マイク音量を自動調節します」のチェックを外すことで音声が小さくなる現象を防げることがあります。
3-3.招待URLから会議に参加できない
主催者から送られてきた招待URLを開いても会議に参加できない場合の対処法は、次の3つが挙げられます。
インターネット回線が接続されているか確認する
ブラウザやZoomアプリのバージョンをチェックする
招待URLが間違っていないか主催者に確認をとる
Zoomに参加するためにはインターネットへの接続が不可欠です。利用するデバイスがインターネットに接続されているかを確認しましょう。
また、古いバージョンのブラウザやZoomアプリを使用していると招待URLが開けないこともあるため、最新のバージョンになっているかを確認します。最新のバージョンにした後でアクセスを試みるとよいでしょう。
招待URLが間違っている可能性がある場合は、主催者に問い合わせて正しいURLを共有してもらいます。それでもURLから入室できない際は、ミーティングIDとパスワードを使って入室しましょう。
4.初めてZoomを使う時によくある失敗例と対策
Zoomを初めて使う方は操作になれていないため、些細なミスをしやすい傾向です。不注意でミスをして会議の進行を遅らせないためにも、以下に挙げる失敗例と対策を確認しておきましょう。
4-1.マイクをミュートするのを忘れていた
マイクの音声をオンにしたまま参加するとマイクが室内の音を拾い、参加者全員に雑音が聞こえてしまいます。雑音が入ると発言者の声がよく聞こえなくなるため、発言しないときはマイクをミュートに設定しておきましょう。
ミュート解除は、自分が発言するときのみ設定するようにすれば、自宅の生活音や家族の声などの雑音を参加者全員に聞かれる心配がなく、恥ずかしい思いをすることもないでしょう。
マイクをミュートにする方法は、設定画面の「オーディオ」を表示させ、「ミーティングの参加時、マイクをミュートにする」にチェックを入れるだけです。
「スペースキーを長押しして、一時的に自分をミュート解除できます」にチェックを入れておくと、自分が発言する際に慌てることなくマイクをオンにできます。
4-2.カメラをオフにしていなかった
カメラがオンのままZoomに参加すれば、室内が丸見えになることがあります。また、何も映っていないという油断から緊張感が薄れ、あくびをする姿を参加者に見られることもあるかもしれません。
カメラをオフにしてZoomに参加する場合は、カメラの設定を確認しておきましょう。設定画面からビデオをタップし、「ミーティングに参加する際、ビデオをオフにする」にチェックが入っているかを確認します。なお、カメラをオンにしてパソコンから参加する場合は、ビジネスシーンに合ったバーチャル背景を利用するのも一つの方法です。
バーチャル背景を利用すると、カメラをオンにしても自宅の様子が映り込む心配がありません。ただし、接続環境によってバーチャル背景が突然消えて、室内が丸見えになることがあるため利用する際は注意しましょう。
4-3.画面共有で関係ない画面を共有してしまった
Zoomには画面共有機能があります。画面共有機能とは、ExcelやWord、PowerPointなどの資料や画像、音声を参加者全員に共有できる機能です。
画面下の「画面の共有」ボタンを押すと、自分の画面に表示されているものを簡単に共有できます。
画面共有することで参加者全員に資料を配布する手間をなくせます。また、ホワイトボードを設定するとリアルタイムで文字やイラストなどを記載できるようになり、参加者の理解を深められるでしょう。
ただし、画面の共有時に仕事に関係のない画像を共有してしまったという失敗例もありがちです。ミーティングに関係ないウィンドウを開いたままでZoomに参加すると目的と違った画面を共有してしまうことがあるため注意しましょう。
5.初めてZoomに参加する際は使い方を確認しよう
Zoomは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを利用してビデオ会議に参加できるツールです。画面共有機能を活用すれば、資料や画像の共有をスムーズに行えます。
ただし、カメラのオン・オフやミュートの設定を確認せずにZoomに参加すると、会議中に恥ずかしい思いをするかもしれません。初めてZoomに参加する際は事前に操作方法を確認しておき、会議当日に失敗例のようなミスをしないように注意しましょう。
株式会社ココエでは、Zoomの使用方法にも役立つDX人材の教育プログラムを提供しています。ビジネスに活用できる本質的な内容を学べる「DXリテラシー基礎講座」も好評です。役職問わず学べるオンライン講座となっているので、ぜひご活用ください。
>>>DXリテラシー基礎講座について詳しくはこちら。
>>>お問い合わせはこちら。
>>>株式会社ココエについて1分でわかる資料請求はこちら。